Steeds meer mensen werken (een deel van hun werktijd) vanuit huis. Uit onderzoek blijkt dat men zich thuis vaak beter kan concentreren en zich tevens reis- en filetijd en daardoor ook veel stress bespaart.
Zo kan thuiswerken een bijdrage leveren aan het voorkomen van verzuim. Het is alleen wel noodzakelijk om ook thuis aandacht aan de werkplek te schenken. Anders kunnen er alsnog problemen ontstaan door een slechte werkhouding en organisatie. Een werkplek thuis hoort aan dezelfde basiseisen te voldoen als een werkplek op het kantoor. Zo is het ook voor de thuiswerkplek handig deze overzichtelijk en opgeruimd te houden. We worden namelijk regelmatig overspoeld met papierwerk. U krijgt het dan lastig als u bent opgegroeid met het gezegde: 'wie iets bewaart, die heeft wat'. In deze tijd geldt eerder het gezegde: 'wie wat bewaart, die heeft veel spullen!'. Spullen waarvan u ook doelbewust kunt denken: 'heeft het zijn functie gehad?'. Als u niets doet, is een berg niet weggewerkte stapels spullen, post en mails het gevolg. Letterlijk een berg waar u tegenop gaat zien. De onrust die dat geeft, werkt eerder verlammend. Daarom is het zaak uw thuiskantoor te organiseren. De één houdt van een ordelijk opgeruimd bureau en de ander voelt zich prettig met stapels paperassen om zich heen. Maar voor iedereen komt de dag dat je je bureau wilt of moet opruimen en dan is het handig om voldoende bergruimte te hebben. Bureau-accessoires zijn een hulpmiddel om de werkplek geordend en efficiënt in te richten. Ook voor op uw bureau zijn stapelbare postbakjes,kartonnen opbergdozen in vele maten en kleuren te koop. Met deze accessoires geeft u de werkplek ook thuis de uitstraling die bij u past.
Hoewel er steeds meer digitaal wordt opgeslagen en bewaard, blijft fysiek archiveren altijd noodzakelijk. Er zijn dan ook verschillende systemen om uw paperassen eenvoudig en overzichtelijk op te bergen. Het is een bekend gegeven dat op een goed georganiseerde thuiswerkplek efficiënter gewerkt kan worden en het bovendien minder stressvol is. Om dit bereiken zijn er vele efficiënte, overzichtelijke opbergmogelijkheden. Zo zijn er kasten met verschillende deuren, met lades of met verrijdbare ladeblokken, ideaal voor mensen een flexibele werkplek. Daarnaast kan er een onderscheid gemaakt worden tussen 'vaste' en 'mobiele' opbergsystemen. Bovendien zijn er ook verschillende opbergmogelijkheden voor op het bureau.
Op het gebied van vaste opbergsystemen zijn er een aantal mogelijkheden, afhankelijk van wat er opgeborgen wordt. Er is hierbij onder meer keuze uit schuifdeurkasten, roldeurkasten, draaideurkasten en ladekasten.
Schuifdeurkast De schuifdeurkast heeft als voordeel dat hij ruimtebesparend is en vaak leverbaar in een akoestische uitvoering, wat een rustige omgeving garandeert.
Roldeurkast Dit type kast is een veelgebruikte manier van opbergen. Dit komt met name door de multifunctionele indeling; er zijn vele opbergaccessoires mogelijk. Zo kan men kiezen uit bijvoorbeeld een uittrekframe of legbord. Tip: de lamellen hoeven niet altijd de standaard grauwe kleur te hebben. Men kan ook kiezen voor een transparante, geperforeerde of metalen variant.
Draaideurkast De klassieker onder de opbergsystemen. Hij oogt vaak stoer en solide. Tegenwoordig zijn er ook draaideurkasten met 'verborgen' scharnieren. Deze stijlvolle, onverwoestbare kast is logisch en ergonomisch. Je ziet de handgreep niet, hoewel deze over de volledige hoogte van de deur aanwezig is.
Ladekast Dit type kast is ideaal voor het opbergen van hangmappen, zoals A4 of folioformaat. De meeste ladekasten zijn bovendien afsluitbaar, zodat u informatie die niet voor ieders ogen bestemd is veilig kunt opbergen. Behalve als kast zijn deze ook verkrijgbaar als blok. Deze zijn ideaal voor het opbergen van persoonlijke papieren.
Dit type berging is bij uitstek geschikt voor thuiswerkers. Met verrijdbare ladeblokken hebben zij hun persoonlijke archief op elke werkplek binnen handbereik. Tevens zijn er ladeblokken met handige duwbeugels, zogenaamde trolleys. Makkelijk te verplaatsen en de beugels kunnen bovendien als kleerhangers gebruikt worden. De flexwerker is dus van alle gemakken voorzien. De trolleys beschikken over verschillende archief- en opbergruimte (A4, A6, A7 en een materiaallade). Bovendien zijn ze verkrijgbaar in verschillende maten; breed, smal en extra smal, afhankelijk van wat u beschikbaar én nodig hebt. Helemaal in de tijdgeest van nu zijn de modulaire opbergsystemen die moeiteloos aan te passen zijn aan wisselend gebruik, wisselende bezettingen en werktijden.
Een bijkomend voordeel van de moderne schuifkast is dat hij ook als scheidingswand te gebruiken is. Door een hoge en lage scheidingswand is de ruimte flexibel in te delen in verschillende ruimtes waar zowel individueel als in teamverband gewerkt kan worden.
Op iedere werkplek komen ze elke dag binnen: e-mails, documenten, taken, afspraken, dossiers, artikelen. Stapelen? Meteen afwerken wat binnenkomt? Ordenen? Hoe zorgt u voor een opgeruimde (elektronische) werkplek?
Bureau
- leg alleen die spullen op uw bureau die u direct nodig hebt voor uw werkzaamheden. Hanteer als maximum drie lopende zaken;
- maak geen stapeltjes aan als 'herinnering'. Archiveer en maak een taaknotitie in uw agenda;
- plaats de oud-papierbak onder handbereik. Maak weggooien zo gemakkelijk mogelijk;
- laat aan het einde van de werkdag een leeg bureau achter;
- hetzelfde geldt in feite voor het elektronische bureaublad op uw computer;
(Elektronische) documenten
- bedenk een goede archiefindeling. Pas deze indeling toe op zowel uw papieren archief (hangmappen/ordners), uw elektronisch archief (mappen met bestanden) en uw e-mails (mappen of categorieën);
- vraag u altijd af waarom u bepaalde informatie wilt bewaren en tot hoelang. Wanneer u documenten moet bewaren, schrijf er dan op 'bewaren tot ….'. Later uitzoeken kost veel meer tijd, waardoor de kans op weggooien weer kleiner wordt. Dit kan natuurlijk ook bij elektronische documenten;
- gebruik in een ordner tabbladen met een alfabet. Plaats voorin de ordner een overzicht met A=, B=, C=, enz. Doe dat in potlood.
