Of je nu je bedrijf laat groeien of samenwerkt aan een teamproject, het is essentieel om een werkruimte te hebben die georganiseerd en ontspannend is om in te werken.
Een nette en opgeruimde werkplek houdt niet alleen je geest fris, maar verhoogt ook de productiviteit. Hoe ruim je jouw werkplek op om vervolgens georganiseerd te werk te gaan? Je werkruimte weerspiegelt wat er in je hersenen omgaat. En hoe georganiseerder deze is, hoe constructiever en nuttiger je bent. Desorganisatie en een wirwar van spullen hebben zelfs een negatieve werking. Het kan ook stress veroorzaken en je concentratievermogen verminderen. Om deze schadelijke effecten te helpen voorkomen, zijn er een paar eenvoudige stappen die je kunt nemen om je werkplek te organiseren en je geest leeg te maken. We geven je 5 tips om georganiseerd te werken.
De basis van een fijne werkplek bestaat uit kantoormeubilair wat op elkaar is afgestemd. Zorg daarom voor een in hoogte verstelbaar bureau waar je de elektriciteits- en netwerkkabels aan de onderkant kan wegwerken. Een ladeblok dat onder of naast het bureau past, waar je losse spullen in kan opbergen. Eventueel een ladeblok met hangmappen. En als laatste kies je de vergader- en bureaustoelen die bij de inrichting van je werkplek passen. Zoals een directiestoel van leer of een ergonomische bureaustoel voor een goede werkhouding. Aan het einde van de werkdag ruim je de spullen die op je bureau liggen op, zodat je de volgende dag met een ‘clean desk’ kan starten. Bovendien is het schoonmaken van een leeg bureau ook vele malen makkelijker en hygiënischer.
De tweede stap is het uitvoeren van een werkruimte-audit waarbij je bepaalt welke voorwerpen, papierwerk en benodigdheden je echt nodig hebt en waar je zonder kunt. Kijk goed naar wat er in je kantoorruimte staat. Bepaal wat je elke dag gebruikt, wat je af en toe gebruikt, en wat je nooit gebruikt. Maak dan aparte stapels voor afval, spullen die je wilt houden en spullen die je wilt doneren. Aanvankelijk kan het moeilijk lijken om van bepaalde voorwerpen of materialen afstand te doen. Maar als je weet dat je ze nooit gebruikt, heeft het geen zin om ze te behouden. Ze voegen alleen maar rommel toe aan je werkplek en je mindset. Dus kan je ze beter maar wegdoen.
Simpelweg de draden op je werkplek verbergen maakt al een enorm verschil in hoe schoon en netjes het is. Communiceren met klanten in je kantoor als het in een staat van wanorde verkeert, kan zelfs gênant zijn. Als jij weet dat het rommelig is, weten anderen dat ook. Dat is een duidelijk teken dat het tijd is om maatregelen te nemen, waardoor jij je beter voelt als je anderen uitnodigt in je werkruimte. Het is handig om een overspanningsbeveiliging te gebruiken om al je snoeren op hetzelfde stopcontact aangesloten te houden, zodat je geen draden hebt die van verschillende plaatsen komen.
Hoewel het gemakkelijk is om willekeurige zaken op het bureaus te leggen, zijn ze niet het equivalent van opslagruimte en moeten ze niet als zodanig worden behandeld. Dit is de plek waar je geacht wordt aan je carrièredoelen te werken en belangrijke taken te volbrengen, dus behandel je werkplek dan ook als zodanig. Bij organisatie hoort het minimaliseren van wat we hebben en het maximaliseren van de ruimte waarmee we werken. Als iets in het openbaar op je bureau ligt en niet een kast, is de kans groot dat het nuttig voor je is en je productiviteit verhoogt. Gebruik de bestaande muurruimte die je hebt om de rommel op je bureau te minimaliseren. Hang planken op die je onmisbare spullen kunnen opbergen.
Helaas gaat één keer schoonmaken je niet helpen om op lange termijn georganiseerd te blijven. Van het regelmatig schoonmaken en opruimen moet je een gewoonte maken. Net als het bijwerken van je e-mailbox of het bijwonen van vergaderingen - zodat het nooit meer een rommelige boel wordt. Kies een frequentie die voor jou werkt. Eens per week 15 minuten opruimen zou meer dan genoeg tijd moeten zijn om alles weer op zijn plaats te zetten en je bureaublad schoon te vegen. Als iets geen nut voor je heeft of je werkruimte niet verlevendigt, wees dan niet bang om het weg te gooien.
Uiteindelijk is een belangrijk onderdeel van het cultiveren van een positief werkleven het organiseren en opruimen van je werkruimte. Een opgeruimde werkruimte leidt namelijk tot een opgeruimde geest en positieve mindset. Als je beseft hoeveel tijd je verspilt met het zoeken naar misplaatste spullen en het proberen door de rommel heen te komen, zal het een opluchting zijn om eindelijk een werkplek te hebben die goed georganiseerd is.
